Eine solide Vorbereitung gilt als Garant für den Erfolg einer Veranstaltung. Ich empfehle Ihnen, so früh wie möglich mit der Veranstaltungsorganisation zu beginnen.
Die Vorbereitung
Legen Sie Termine für Kongresse, Firmenjubiläen oder anderen Anlässen frühzeitig fest, so dass Sie in aller Ruhe mit der Konzeption beginnen können. Ein Jahr vor der Veranstaltung ist die Möglichkeit die gewünschte Location und Ihren bevorzugten Referent oder Keynotespeaker erfolgreich buchen zu können viel größer.
Erstellen Sie einen Plan und definieren Sie das Ziel der Veranstaltung ganz konkret. Welche Teilnehmer am Event erwarten Sie? Schaffen Sie sich Klarheit darüber, welcher Art die Veranstaltung sein soll. Soll ein Referent bzw. Speaker die Veranstaltung bereichern?
Wenn eine Veranstaltung eher einen Freizeitcharakter haben soll oder eine Jubiläumsfeier geplant wird, müssen andere Schwerpunkte in der Veranstaltungsorganisation beachtet werden.
Haben Sie sich auf die Art der Veranstaltung festgelegt, können Sie Ihre Planung fortsetzen. Moderne Events sind heute keine reine Vermittlung von Wissen und theoretischer Information mehr. An diesem Punkt empfehle ich Ihnen, einen erfahrenen Speaker oder Referent zu engagieren, der nicht nur Wissen vermittelt, sondern auch ein Unterhaltungswert hat.
Führen Sie Ihre Planungen schriftlich durch. Notieren Sie sich Ihre Gedanken und Ideen, um immer wieder zu Ihrem Faden zurück zu finden. Behalten Sie dabei immer den Gedanken im Hinterkopf, dass Sie die Veranstaltung für die Teilnehmer konzipieren und Ihre eigenen Vorstellungen vielleicht an deren Erwartungen vorbei gehen.
Diskutieren Sie Ihre Überlegungen gleich mit dem Chef oder dem verantwortlichen Teil des Managements. Ich weiß aus langjähriger Erfahrung, dass nichts schlimmer ist, als ein Themen- oder Richtungswechsel während der Planung und Vorbereitung.
Liegen endgültige Entscheidungen über die Art der Veranstaltung und das Rahmenkonzept vor, kann die eigentliche Veranstaltungsorganisation beginnen.