Martin Betschart

 

Martin Betschart … … begeistert … animiert … motiviert … aktiviert … unterstützt … feuert an … unterhält …rüttelt auf … spricht Klartext … hält den Spiegel vor … bringt es auf den Punkt … erzählt spannende Geschichten … erläutert anhand alltagstauglichen Beispielen … erklärt komplexe Zusammenhänge verständlich … ist der Garant für eine erfolgreiche Veranstaltung! … macht Ihre Veranstaltung zu einem einmaligen Ereignis!     Eine Generalversammlung, eine Mitarbeitertagung, ein Kundenevent, eine Produktpräsentation, ein Jubiläum, eine Einweihung etc. … Überlassen Sie nichts dem Zufall! mehr…

Die perfekte Veranstaltung

Einleitung

 

Seminare, Kongresse oder Tagungen werden schon lange nicht mehr in allen Bereichen nur von Profis organisiert. Jubiläen, Produktvorstellungen oder andere Firmenveranstaltungen bekommen durch die Organisation im Unternehmen einen eigenen Charakter, sie sind meist ein wenig familiärer. Das bedeutet aber nicht, dass durch Pannen oder Organisationsfehler die Veranstaltung zum Misserfolg werden muss. Ganz im Gegenteil. Durch eine individuelle Veranstaltungsorganisation wird das eigentliche Ziel der Veranstaltung, wie die Präsentation oder ein Jubiläum, besser in den Mittelpunkt gerückt. „Ein Event wird immer dann als perfekt empfunden, wenn die Teilnehmer zufrieden sind und Begeisterung zeigen.“ Eine sorgfältige Konzeption, Durchführung und die Auswertung führen zum Erfolg. Um einen Flop zu vermeiden, erhalten Sie hier von mir konkrete Hinweise und Tipps.

Mein Name ist Martin Betschart.

Seit mehreren Jahren bin ich als Veranstalter und Keynote Referent erfolgreich. Sie erfahren von mir, wie Sie den Aufwand und die Kosten für eine erfolgreiche Veranstaltung erfolgreich planen, sich genügend Spielräume in der Vorbereitungsphase schaffen und auf kurzfristige Probleme schnell eine Lösung finden können.

Sie erhalten von mir einen thematischen Regiefaden, eine Denkhilfe und eine kleine Anleitung, die Sie für Ihre Veranstaltung ergänzen und erweitern können. Durch meine Seminartätigkeit und als Veranstalter des Schweizer-Erfolgs-Forums, sowie die Veranstaltungen des VIP-Business-Clubs habe ich in den letzten 25 Jahren eine Menge Erfahrung gesammelt, was eine gute Veranstaltung ausmacht und auf was Sie bei einem Event achten müssen, damit er erfolgreich wird. Mit meinen 10 wichtigsten Punkten gelingt Ihnen die Organisation Ihres nächsten Events mit großem Erfolg.

 

1. Punkt – Die Vorbereitung

Eine solide Vorbereitung gilt als Garant für den Erfolg einer Veranstaltung. Ich empfehle Ihnen, so früh wie möglich mit der Veranstaltungsorganisation zu beginnen. Legen Sie Termine für Kongresse, Firmenjubiläen oder anderen Anlässen frühzeitig fest, so dass Sie in aller Ruhe mit der Konzeption beginnen können. Ein Jahr vor der Veranstaltung ist die Möglichkeit die gewünschte Location und Ihren bevorzugten Referent oder Keynotespeaker erfolgreich buchen zu können viel größer. Erstellen Sie einen Plan und definieren Sie das Ziel der Veranstaltung ganz konkret. Welche Teilnehmer am Event erwarten Sie? Schaffen Sie sich Klarheit darüber, welcher Art die Veranstaltung sein soll. Soll ein Referent bzw. Speaker die Veranstaltung bereichern?

Wenn eine Veranstaltung eher einen Freizeitcharakter haben soll oder eine Jubiläumsfeier geplant wird, müssen andere Schwerpunkte in der Veranstaltungsorganisation beachtet werden. Haben Sie sich auf die Art der Veranstaltung festgelegt, können Sie Ihre Planung fortsetzen. Moderne Events sind heute keine reine Vermittlung von Wissen und theoretischer Information mehr. An diesem Punkt empfehle ich Ihnen, einen erfahrenen Speaker oder Referent zu engagieren, der nicht nur Wissen vermittelt, sondern auch ein Unterhaltungswert hat. Führen Sie Ihre Planungen schriftlich durch. Notieren Sie sich Ihre Gedanken und Ideen, um immer wieder zu Ihrem Faden zurück zu finden. Behalten Sie dabei immer den Gedanken im Hinterkopf, dass Sie die Veranstaltung für die Teilnehmer konzipieren und Ihre eigenen Vorstellungen vielleicht an deren Erwartungen vorbei gehen. Diskutieren Sie Ihre Überlegungen gleich mit dem Chef oder dem verantwortlichen Teil des Managements. Ich weiß aus langjähriger Erfahrung, dass nichts schlimmer ist, als ein Themen- oder Richtungswechsel während der Planung und Vorbereitung. Liegen endgültige Entscheidungen über die Art der Veranstaltung und das Rahmenkonzept vor, kann die eigentliche Veranstaltungsorganisation beginnen.

 

2. Punkt – Die Location

 

Die Planung und das Aussuchen des Veranstaltungsortes ist ein wesentlicher Schwerpunkt bei der Veranstaltungsorganisation. Der Ort der Veranstaltung ist ausschlaggebend, ob sich die Teilnehmer am Event wohl fühlen und positive Gedanken mit der Veranstaltung verbinden. Manche unstimmige Kleinigkeiten bleiben oft eher im Gedächtnis hängen, als ein toller Referent, ein guter Vortragsredner oder eine ausgezeichnete Organisation. Daher achten Sie darauf, dass die Location gut zur Art und zum Zweck der Veranstaltung passt. Klären Sie als erstes, ob das Event inhouse oder extern durchgeführt werden soll. Viele Unternehmen verfügen über große Veranstaltungs- oder Konferenzräume, die für einen Event gut genutzt werden könnten. Ich möchte Sie aber bitten, genau zu kalkulieren, dass die Anzahl der Teilnehmer auch in die Location passt und ausreichend Platz für Einzelgespräche vorhanden ist. Ist dies in den örtlichen internen Räumlichkeiten nicht möglich, planen Sie die Veranstaltung an einem externen Ort. Viele Hotels oder Veranstaltungs-zentren bieten Locations an, die einen exklusiven Charakter haben. Nehmen Sie aber nicht gleich die erste, die passt, sondern schauen Sie ruhig genauer hin. Bei der Wahlentscheidung spielt das vorhandene Budget eine wichtige Rolle. Sauberkeit und Service im Haus sind wichtige Entscheidungskriterien. Planen Sie ein Tagesevent oder eine Veranstaltung über einige Stunden? Dementsprechend müssen Sie den Teilnehmern, dem Keynotespeaker oder Vortragsredner eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten anbieten. Ein Event im Hotel gibt Ihnen diese Möglichkeiten. Eine gute Erreichbarkeit mit dem eigenen Fahrzeug und ausreichend Parkplätze sind weitere Entscheidungskriterien, die bei der Wahl der Location eine Rolle spielen. In Kongresszentren und Hotels werden Veranstaltungsräume oft im Paket mit Serviceleistungen angeboten. Fragen Sie offensiv nach, welche Leistungen und welche technische Ausstattung geliefert werden kann.

Für die Wahl der Location beachten Sie diese Punkte, damit Sie keine falsche Wahl treffen.

– Erreichbarkeit der Location

– Parkmöglichkeiten

– Übernachtungsmöglichkeiten

– Technische Ausstattung

– Gastronomische Leistungen

– Googlen Sie nach Referenzen Vergleichen Sie die zur Auswahl stehenden Locations auf Grund der vorhandenen Räumlichkeiten, der Erreichbarkeit und natürlich des Preises. Fordern Sie in jedem Fall schriftliche Angebote von den bevorzugten Locations an. Verhandeln Sie notfalls nach, um genau in Ihrem festgelegten Budget zu bleiben. Haben Sie Ihre Entscheidung getroffen, dann buchen Sie rechtzeitig. Halten Sie sich die Option offen, die Teilnehmerzahl reduzieren oder erhöhen zu können, damit Sie auf kurzfristige Änderungen flexibel reagieren können. Mit der Buchung der Location haben Sie nun einen wichtigen Grundstein in Ihrer Veranstaltungsorganisation gelegt.

 

3. Punkt – Das Programm

 

Der Erfolg Ihrer Veranstaltungsorganisation hängt von der Gestaltung des Programms für den Event ab. Gehen Sie in der Planung sehr sorgfältig vor und lassen Sie sich ausreichend Zeit, um einen großartigen Erfolg zu erzielen. Für die Gestaltung des Ablaufes beachten Sie wieder die Kernbotschaft Ihrer Veranstaltung. Legen Sie den Beginn der Veranstaltung so, dass das Programm in einen vernünftigen Zeitrahmen passt. Planen Sie eine Tagesveranstaltung, dann legen Sie den Start auf den Vormittag. Für eine mehrtägige Veranstaltung mit Übernachtung ist der Beginn am frühen Nachmittag geeignet, damit alle Teilnehmer in Ruhe im Hotel einchecken können. Entsprechend des Themas konzipieren Sie die Bestandteile des Programms. Ein Vortrag über ein wissenschaftliches Thema wird oft mit einer Diskussion verbunden. Schulungen bieten viel Wissen und einen Erfahrungsaustausch aus der täglichen Arbeit. Solchen Schulungen können durch Keynotespeaker einen tollen Höhepunkt erreichen.

Ein professioneller Moderator führt durch den Event und verbindet die einzelnen Programmpunkte gekonnt miteinander.

Hauptreferenten verbinden Wissensvermittlung gleich mit Umsetzungs-möglichkeiten in der Praxis und lockern durch das gekonnte Einfließen von Episoden die Veranstaltung auf. Wählen Sie Ihre Keynote Referenten entsprechend des Themas aus. Schließlich sind Ihre Hauptreferenten der Höhepunkt Ihres Programmes. Für Jubiläen oder Firmenfeste ist oft ein kleiner oder größerer kultureller Rahmen vorgesehen. Für Auszeichnungen engagieren Sie entsprechende Musiker. Am Abend spielt eventuell sogar eine Live Band oder ein Disk-Jockey. Bedenken Sie bei der Erstellung Ihres Programmes immer, dass Sie an der Kernbotschaft der Veranstaltung festhalten. Veranstaltungsbeginn und Veranstaltungsschluss geben den Rahmen des Programms vor. Soll ein Frühstück oder Mittagessen Bestandteil der Veranstaltung sein, achten Sie darauf, dass ein Vortrag so gehalten wird, dass eine anschließende Diskussion ohne Zeitdruck, z.B. vor dem Essen zu Ende geführt werden kann. Fragen Sie gewünschte Keynotespeaker oder Vortragsredner rechtzeitig an, wie viel Zeit Sie für Ihren Vortrag benötigen oder legen Sie einen Zeitrahmen fest. Diesen müssen Sie dem Speaker dann rechtzeitig mitteilen.

Je nach Art der Veranstaltung legen Sie den Ablauf mit festen Zeiten fest. Planen Sie auf jeden Fall kleine Verzögerungen mit ein. Aus Erfahrung weiß ich, dass nicht immer auf den Punkt ein Keynote Referent zum Ende seines Vortrages kommen kann. Gewünschte Interaktionen mit dem Publikum bringen oft kleine Verzögerungen. Stellen Sie einen festen Ablauf der Veranstaltung zusammen und platzieren Sie einzelne Teile sinnvoll. Achten Sie auf Pausen und Diskussionsräume. Ein gemeinsames Mittagessen oder Abendessen bietet einen tollen Schlusspunkt für Ihr Programm. Planen Sie genügend Pausen ein, spätestens jeweils nach 90 Minuten.

 

4. Punkt – Der Referent oder Keynote Speaker

 

Der richtige Vortragsredner oder Hauptreferent ist für den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheidend.

Glauben Sie mir, hier am Budget zu sparen, hätte für Ihre Veranstaltungs-organisation schlimme Folgen. Obwohl Sie sich viel Mühe gegeben und alles perfekt geplant haben, kann der falsche Referent Ihre gesamte Veranstaltung misslingen lassen. Ein sehr guter Referent kostet nach meinen Erfahrungen zwischen 6.000 und 10.000 Euro. Je nach seiner Kompetenz, Erfahrung und seinem Bekanntheits-grad. Auch prominente Künstler oder Politiker bieten Ihre Dienste als Keynote Speaker an, kosten jedoch wesentlich mehr. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung nicht unbedingt auf den Promifaktor setzen, dann lohnt sich diese Investition nicht. Ein erfahrener Referent oder Keynotespeaker stellt sich als authentische Persönlichkeit seinem Publikum.

Ein ausgezeichneter Referent spricht frei und ohne ausgearbeitete Textvorlage. Er verwendet eventuell Notizen, hält sich aber nicht am Pult fest und überzeugt mit seiner Vortragsweise. Er bleibt nicht am Pult stehen, sondern bewegt sich frei und zieht das Publikum mit ein. Vor allem wenn Sie einen Keynotespeaker möchten, der Ihr Publikum mit seinem Vortrag motiviert, entscheiden Sie sich für einen professionellen Referenten. Seine ausreichende Erfahrung ermöglicht es dem Speaker in jeder Situation souverän zu agieren und zu überzeugen.

 

Professoren sind oft langatmig und langweilig. Viele Fachbegriffe und Fremdwörter lassen das Interesse des Publikums erlahmen.

Mit einem professionellen Keynot-Speaker können Sie eine Veranstaltung aber souverän gestalten. Planen Sie aber eine rein wissenschaftliche Veranstaltung, dürfen Sie auf einen Doktor oder Professor als Referent allerdings nicht verzichten. Das Publikum ist dann allerdings auch vom Fach und wird dem Vortrag mit Spannung folgen. Zusammenfassend möchte ich feststellen, dass ein sehr guter Keynote Referent oder Vortragsredner für den Erfolg der Veranstaltung sehr wichtig ist. Sparen Sie also hier nicht am falschen Ende und setzen Sie die richtigen Prioritäten.

 

5. Punkt – Moderator, Zauberer oder was?

 

Die Moderation einer Veranstaltung könnten Sie natürlich auch selbst übernehmen. Lieber sollten Sie aber den Ablauf überwachen und für die Moderation einen Profi engagieren. Natürlich kommt es auf die Veranstaltung an. Ein wissenschaftlicher Kongress braucht nicht zwingend unbedingt einen Moderator, ein Jubiläum oder die Vorstellung eines neuen Produktes schon. Natürlich können Sie hier auch eine der vielen Missen buchen, die mit einem schönen Lächeln vor allem das männliche Publikum bezaubert. Liegt Ihr Interesse jedoch auf der Vermittlung einer Kernaussage oder Botschaft, dann engagieren Sie lieber einen erfahrenen Moderator. Mit Witz, Charme und Eleganz bringt er die Botschaft des Abends zum Publikum und sorgt für einen erfolgreichen Event. Mit einem Profi engagieren Sie jemanden, der sich souverän artikulieren und kleine Pannen auch elegant umschiffen kann. Erfahrene Moderatoren bewahren selbst in brenzligen Situationen, wenn zum Beispiel die Beleuchtung oder Technik nicht so funktioniert wie sie soll, die Nerven und führen souverän im Programm. Die Miss können Sie natürlich trotzdem einladen und eventuell zum Produkt befragen. Stellen Sie einen neuen Wein vor, ist natürlich eine Weinkönigin zur Präsentation die erste Wahl und sieht auch auf Pressefotos wunderschön aus. Mit einem Magier oder Zauberer präsentieren Sie einem staunenden Publikum eine effektreiche Produktvorstellung, über die dann sicher noch lange gesprochen wird.

 

6. Punkt – Das Budget und die Sponsoren

 

Ein sehr wichtiger Punkt in Ihrer Veranstaltungsorganisation ist das Budget. Es enthält alle Mittel, die Sie zur Organisation der Veranstaltung zur Verfügung haben. Dazu gehören nicht nur finanzielle Mittel, sondern auch vorhandene technische Ausstattung oder Personen, die bei der Durchführung helfen. In den vorhergehenden Punkten habe ich ja bereits darauf hingewiesen, dass Sie nicht an der falschen Stelle sparen sollen. Eine passende Location bietet den perfekten Rahmen fürs Event. Der richtige Speaker, oder Hauptreferent gibt Ihrer Veranstaltung den richtigen Pfiff und ein souveräner Moderator steuert den Programmablauf auch durch kleine Pannen oder Missgeschicke. Bei diesen Themen sollten Sie in Ihrem Budget auf keinen Fall sparen. Ist der Rahmen Ihres Budgets für die Erfüllung Ihrer Vorstellungen nicht ausreichend, bleibt die Möglichkeit Sponsoren zu suchen und einzubinden. Sponsoring bietet Ihnen bei der Veranstaltungsorganisation vielfältige Möglichkeiten. Ich kann Ihnen empfehlen, den gewünschten Sponsoren beim Gespräch bereits einen echten Mehrwert zu bieten. Produkte der Sponsoren werden während der Veranstaltung professionell präsentiert. Geben Sie den Sponsoren die Möglichkeit, sich während der Veranstaltung selbst vorzustellen und ihre Produkte oder Dienstleistungen in kleinen Präsentationen vorzustellen. Die Nennung der Sponsoren im Programmheft, auf Flyern und Veranstaltungsplakaten gehört im Sponsoring zum Standard. Bedanken Sie sich in Berichten zum Event auf Ihrer Website und in der Presse bei den Sponsoren. Platzieren Sie wenn möglich zeitweise Werbeanzeigen der Sponsoren auf Ihrer eigenen Unternehmensseite. Es gibt sehr viele Möglichkeiten, die Sie wunderbar auf den jeweiligen gewünschten Sponsoren anpassen können. Seien Sie kreativ und überlegen Sie genau, welche Sponsoren zu Ihrem Event passen. So können Sie mit Sponsoring Ihr Budget erfolgreich aufstocken und brauchen keine Abstriche zu Lasten der Qualität und Exklusivität Ihrer Veranstaltung zu machen.

 

7. Einladungen herstellen, Werbung platzieren und Ticketing

 

Die Location ist gebucht, das Programm steht und hervorragende Keynotespeaker und der Moderator sind engagiert. Entsprechend der Art des Events, ob es sich um eine geschlossene oder offene Veranstaltung handelt, beginnen Sie nun mit der Erstellung der Gästeliste oder der Ermittlung einer möglichen Teilnehmerzahl. Einladungen sollten Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung verschicken, damit der Teilnehmer oder Gast auch noch einen entsprechenden Planungsspielraum bekommt.

Sie müssen bei späteren Einladungen sonst mit Absagen rechnen. Bei internen Firmenveranstaltungen empfehle ich Ihnen, dass Sie das 1. Mal mindestens 6 Monate eine Einladung, das 2. Mal 3 Monate eine Erinnerung und das 3. Mal drei Wochen eine letzte Erinnerung vor der Veranstaltung vor dem Termin Teilnehmerlisten umgehen lassen, damit Sie die Teilnehmerzahl für die Planung der Bewirtung exakt planen können. Schließlich muss Ihr Catering – Anbieter seine Planung der Bewirtung ebenfalls rechtzeitig beginnen. Die Erstellung von Einladungen übernehmen professionelle Anbieter. Sie liefern entsprechend Ihres Anlasses Entwürfe für Einladungen, Flyer, Plakate und Werbeanzeigen und besprechen mit Ihnen Änderungen. Die Einladungen können durch Dienstleister gleich beschriftet und sogar verschickt werden. Möchten Sie Eintrittskarten erstellen und öffentlich verkaufen, dann können Sie diese Aufgaben ebenfalls der gewählten Agentur überlassen. Zumindest für die grafische Gestaltung ist das empfehlenswert. Den Verkauf der Tickets überlassen Sie einfach Ticketing Agenturen, die auch die entsprechende Werbung und im Internet übernehmen. Online gebucht haben Sie so keinen weiteren Aufwand und können sich anderen Aufgaben zuwenden. Gibt Ihr Budget die Beauftragung einer Agentur nicht her und ist hier auch kein Sponsoring möglich, planen Sie die Erstellung der Einladungen und der Werbemittel allein. Mit der modernen Bürotechnik können Sie oder begabte Kollegen Einladungen auf hochwertigem Papier auch allein herstellen, beschreiben oder bedrucken. Gerade bei kleineren Veranstaltungen können Sie hier mit ein wenig Erfahrung sehr gut allein tätig werden. Fehlt Ihnen die Zeit oder das Wissen, geben Sie Einladungen und Ticketing lieber in professionelle Hände. Geld sparen können Sie, wenn Sie das Ganze per E-Mail verschicken. Um die Sicherheit der Gäste Ihrer Veranstaltung zu garantieren, gehören gewisse Vorkehrungen dazu. Eine Eingangskontrolle für öffentliche Veranstaltungen ist Bestandteil. Überlassen Sie diese Aufgaben Profis. Sicherheitsagenturen sind hier spezialisiert und bieten unauffällig aber souverän Sicherheit und Schutz für Ihre Gäste.

 

8. Punkt – Sponsoren als Redner?

 

Sponsoren geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Veranstaltungsorganisation im exklusiven Rahmen durchzuführen. Was machen Sie aber, wenn der Sponsor auch ans Pult treten möchte? Großes Glück haben Sie, wenn er oder sie professionell reden kann. Die große Gefahr besteht aber, dass der Sponsor eben kein guter Redner ist und das freie Sprechen vor Publikum ihm nicht liegt. Die Rede wird dann vorher geschrieben und ewig lange abgelesen. Das kann schnell zu Langeweile und Unruhe im Publikum führen. Genau das gleiche Ergebnis erhalten Sie, wenn Ihr Sponsor wohl frei und interessant reden kann, aber sich in Details verliert. Wie verhalten Sie sich hier richtig, denn den Sponsor möchten Sie ja behalten. Möchten Sie den Sponsoren die Möglichkeit zum Reden geben, dann sorgen Sie dafür, dass er keinen Vortrag hält. Ich empfehle Ihnen, die Redezeit des Sponsors auf ungefähr zehn Minuten zu beschränken. Das wird meistens problemlos akzeptiert. Besprechen Sie mit dem Sponsor ruhig den Inhalt seiner Rede. Erläutern Sie ihm, dass eine spannende Geschichte ohne übertriebene Werbung oder Selbstdarstellung beim Publikum gut ankommt. Kleine Episoden aus dem Arbeitsalltag zeigen besser, warum Produkte erfolgreich sind und wo der Erfolg des Unternehmens begründet ist. Mit einer spannenden Story bleibt Ihr Sponsor dem Publikum länger im Gedächtnis als mit einem langen langweiligen Vortrag. Mit dem genauen Briefing und der Beschränkung der Redezeit sorgen Sie dafür, dass der Sponsor sich gut präsentieren kann, ohne den Rahmen der Veranstaltung zu sprengen.

 

9. Punkt – Der Chef will auch was sagen

 

Und das kann nun ein sehr heikler Punkt in Ihrer Veranstaltungsorganisation werden. Natürlich möchte der Chef auf einer Firmenveranstaltung auch etwas sagen. Wenn nun aber nicht ein Profi oder ein geübter Vortragsredner Ihr Chef ist, kann es wohl brenzlig werden.

Schließlich können Sie Ihrem Chef schlecht sagen, dass er nicht reden darf, weil er es einfach nicht vor Publikum kann. Erklären Sie ihm einfach, dass eine eingeschränkte Redezeit im Programm für ihn vorgesehen ist. Er soll sich kurz halten und zum Beispiel zur Begrüßung die Gäste begrüßen und auf den Zweck der Veranstaltung eingehen und viel Spaß wünschen. Das kommt in jedem Fall besser an, als ein langatmiger Vortrag gleich am Anfang der Veranstaltung. Er bietet so eine ausgezeichnete Basis für einen geübten Vortragsredner, der sich dann auf die Begrüßung Ihres Chefs beziehen kann. Eine weitere Möglichkeit können Sie Ihrem Chef natürlich auch zum Schluss der Veranstaltung einräumen, um im gleichen Rahmen wie die Sponsoren kurz zu reden. Ein offizieller Dank für das Erscheinen und Dank an die Sponsoren bilden einen runden Abschluss der Veranstaltung.

 

10. Punkt – Die Nachbearbeitung und ein Give away

 

Wenn die Veranstaltung zu Ende geht, ist Ihre Veranstaltungsorganisation noch lange nicht vorbei. Natürlich muss aufgeräumt, Rechnungen geprüft und bezahlt und wohl auch Rechenschaft beim Chef abgelegt werden. Aber genau diese Arbeiten meine ich nicht. Das Ende einer gelungenen Veranstaltung ist sofort der Anfang von etwas Neuem. Bedanken Sie sich bei allen Gästen für die Teilnahme an der Veranstaltung, der regen Diskussion oder den vielen Gesprächen, die geführt wurden. Dies kann durchaus auch dem Rahmen der Veranstaltung entsprechend schriftlich oder per E-Mail als Newsletter nachträglich erfolgen. Sorgen Sie dafür, dass Sie in Kontakt mit den Teilnehmern der Veranstaltung bleiben und einen Nachklang erzeugen. Dies ist gar nicht so schwer. Bleiben Sie in sozialen Netzwerkplattformen im Gespräch. Stellen Sie neue Eindrücke oder Fotos ein und teilen Sie diese den Teilnehmern mit. Positive Erinnerungen bringen Ihnen dann auch positive Kommentare und weitere Interessenten. Nach Konferenzen, Seminaren oder Messen senden Sie immer in bestimmten Abständen ergänzende und inhaltsreiche Informationen. Dazu gehören Handouts von Referenten, wissenschaftliche Informationen oder Presseveröffentlichungen. Geben Sie die Möglichkeit, Kontakte zwischen verschiedenen Teilnehmern zu vermitteln. In Newsletter informieren Sie über weitere Entwicklungen im Unternehmen oder kündigen auch Auftritte von Ihrem Keynotespeaker oder Vortragsredner an. Darüber freuen sie sich sicherlich und erkennen dies an. Bedanken Sie sich bei Ihren Sponsoren und Dienstleistern mit Erwähnungen im Internet oder in der Presse. Ist Ihr Keynote Referent oder Vortragsredner gut beim Publikum angekommen? Bezahlen Sie nicht nur seine Rechnung, sondern bleiben Sie im Kontakt und empfehlen ihn weiter. Wenn es zu Ihrem Event passt, dann können Sie natürlich auch Ihren Teilnehmern spezielle Give aways anbieten. Bieten Sie die Möglichkeit, Bücher oder DVDs mit den Referenten live zu signieren und selbst mit dem Publikum ins Gespräch zu kommen. Sollte der Referent gerade sein aktuelles Buch verlosen, evt. an alle mit Signatur, das kommt immer gut an. Fragen Sie einfach Ihren Referenten.

 

Schlussbemerkung

 

Die perfekte Veranstaltung ist Ihnen gelungen, wenn alle Teilnehmer begeistert sind.

Nachdem Sie nun diesen Ratgeber aufmerksam gelesen haben, können Sie die Veranstaltungsorganisation des nächsten Events mit gutem Gewissen allein übernehmen.

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.

 

Martin Betschart

 

Ja, ich habe Interesse an einem Referat von Martin Betschart